# Vom Gespräch zur Wissensdatenbank. ## Die HUB.KI Meetings-App hält fest, was in Meetings gesagt wird, und macht es für dein Unternehmen abfragbar. - Vor Ort - Online - Hybrid - Aufnahmen hochladen - Sofort nutzbar in HUB.KI ## Flüchtiges Wissen bleibt im Unternehmen Was in Meetings besprochen wird, steht sonst nirgends: warum entschieden wurde, was vereinbart ist, wer sich kümmert. Die Meetings-App hält es fest und legt es in der Wissensdatenbank ab – durchsuchbar, auch wenn jemand geht. - **Mitschrift in Echtzeit** Das Transkript entsteht, während ihr sprecht. Vor Ort, online oder hybrid. - **Automatische Sprechererkennung** Beiträge werden den Sprechenden zugeordnet. Im Protokoll steht, wer was gesagt hat. - **Protokolle nach eigener Vorlage** Entscheidungen, offene Punkte, Aufgaben: HUB.KI füllt die Abschnitte, die dein Team festlegt. - **Wissensdatenbank zum Durchsuchen und Befragen** Transkripte und Protokolle bleiben durchsuchbar, und du kannst ihnen Fragen stellen. - **DSGVO-konforme Verarbeitung** Gehostet ausschließlich im EWR. ## Protokolle nach eigener Vorlage Jedes Team protokolliert anders. Das Projektteam braucht Entscheidungen und offene Punkte, der Vertrieb Bedarf und nächste Schritte. In der Meetings-App legst du eigene Vorlagen an, mit genau den Abschnitten, die dein Team braucht. HUB.KI füllt sie aus dem Gespräch. In der App findest du das Protokoll unter „Zusammenfassung“. Schritt 1 ### Die Vorlage Projekt-Jour-fixe – einmal angelegt, für jedes Treffen wieder verwendet: - **Teilnehmende** - **Entscheidungen:** was beschlossen wurde, mit Begründung - **Offene Punkte:** was ungeklärt ist und wer es klärt - **Aufgaben:** wer, was, bis wann - **Nächster Termin** Schritt 2 ### Das fertige Protokoll #### Teilnehmende Anna Berger (Projektleitung), Murat Yilmaz (IT), Lena Hoffmann (Vertrieb) #### Entscheidungen - Der Start des Kundenportals wird auf den 16. November verschoben. Grund: Die Anbindung an das ERP-System ist noch nicht abgenommen. - Die Anmeldung läuft über das bestehende Firmenkonto statt über eigene Zugangsdaten. #### Offene Punkte - Wer pflegt die Inhalte nach dem Start? Klärt Anna Berger mit der Geschäftsführung. #### Aufgaben - Murat Yilmaz: Abnahmetest der ERP-Anbindung, bis 23. Oktober - Lena Hoffmann: Pilotkunden informieren, bis 30. Oktober #### Nächster Termin 30. Oktober, 10:00 Uhr ## Eine Wissensdatenbank, die man fragen kann Transkripte und Protokolle landen in der Wissensdatenbank des HUB. Dort sind sie als Text durchsuchbar, und du kannst ihnen Fragen stellen, statt dich durch Aufzeichnungen und Ordner zu arbeiten. Das Wissen bleibt abrufbar, auch wenn die Person, die damals dabei war, nicht mehr im Haus ist. „Warum haben wir uns gegen den zweiten Anbieter entschieden?“ Wissensdatenbank · zwei Protokolle Beispiel Die Entscheidung fiel im Projekt-Jour-fixe am 12.03.2026. Ausschlaggebend waren drei Punkte: - **Lieferzeit:** Der zweite Anbieter konnte frühestens ab KW 22 liefern, gebraucht wurden die Antriebe ab KW 16. - **Service:** Keine Wartung mit 4 Stunden Reaktionszeit in Norddeutschland, nur Partnerbetriebe mit 24 Stunden. - **Preis:** Im Angebot 6 % günstiger, aber ohne Montage. Mit Montage lag er rund 4 % über dem gewählten Angebot. Festgehalten hat die Entscheidung Jana Petersen (Einkauf), bestätigt von Markus Lindemann (Projektleitung). Quellen: Protokoll Jour fixe Antriebe, 12.03.2026 · Lieferantengespräch, 05.03.2026 Soll ich dir die Stelle im Transkript vom 12.03. zeigen? „Was wurde mit dem Kunden zur Lieferzeit vereinbart?“ Wissensdatenbank · Transkript Beispiel Im Erstgespräch mit Muster Logistik am 06.10.2026 wurde zur Lieferzeit vereinbart: - Die ersten 38 Antriebe für Bremen und Hamburg kommen 4 Wochen nach Auftragsbestätigung. - Montage ab Februar 2027, nachts oder am Wochenende, etwa 3 Stunden pro Tor. - Einen verbindlichen Termin gibt es erst nach der Besichtigung am 14.10.2026. Noch offen Ob Muster Logistik bei Verzug eine Vertragsstrafe verlangt. Katrin Albers wollte das mit dem Einkauf klären. Quelle: Transkript Erstgespräch Muster Logistik, 06.10.2026 Soll ich die Zusagen für das Angebot zusammenstellen? „Welche Aufgaben wurden im letzten Projekt-Jour-fixe verteilt?“ Wissensdatenbank · Protokoll Beispiel Im Projekt-Jour-fixe am 07.10.2026 wurden fünf Aufgaben verteilt: | Aufgabe | Wer | Bis | | --- | --- | --- | | Angebot Bremen und Hamburg fertigstellen | Thomas Brandt | 16.10. | | Techniker für die Besichtigung einplanen | Daniel Hoff | 10.10. | | Wartungsvertrag mit 4 Stunden Reaktionszeit kalkulieren | Jana Petersen | 14.10. | | Referenzen aus der Logistik zusammenstellen | Lea Schuster | 13.10. | | Unterlagen für den Investitionsausschuss vorbereiten | Thomas Brandt | 24.10. | Quelle: Protokoll Projekt-Jour-fixe, 07.10.2026 Soll ich die Liste für das nächste Treffen speichern? ## Vom Gespräch zum nächsten Schritt ### Zusammenfassungen & Ergebnisse Automatische Zusammenfassungen, Kernaussagen und klare Ergebnisse statt unstrukturierter Mitschriften ### Aufgaben & Zuständigkeiten Aufgaben werden aus dem Gespräch herausgezogen und gesammelt, statt in Notizen unterzugehen. ### Workflows Transkript und Protokoll gehen direkt als Eingabe in Workflows im HUB. Die Nachbereitung beginnt, ohne dass jemand etwas kopiert. ### Export Protokolle und Aufgaben lassen sich exportieren und dort weiterverwenden, wo dein Team ohnehin arbeitet. ## Die Meetings-App im HUB erleben: Die Meetings-App ist kein isoliertes Tool. Sie ist der Einstiegspunkt, um Gespräche direkt in Workflows, Aufgaben und Entscheidungen zu überführen.